Не секрет, что совещания являются неотъемлемой частью бизнеса и их количество может быть ограничено только продолжительностью суток. В зависимости от типа бизнеса и позиции руководителя может меняться их количество, состав участников и продолжительность, но сложно представить себе компанию, в которой все общение построено через электронную почту или другие информационные системы.
По уровню удовлетворенности совещаниями, порядка 70% респондентов недовольны ими, как количеством, так и их эффективностью. Также отмечено, что неэффективно проведенное совещание приводит к появлению новых совещаний. Как быть?
О принципах получения максимальной пользы благодаря совещаниям мы расскажем вам в этой статье.
Чтобы провести совещание максимально эффективно, следует установить в своей компании ряд правил, которых вы будете придерживаться постоянно при проведении совещаний.
Приходите вовремя. Успеть прийти раньше начальника.
Что необходимо осознать. Из-за задержек в начале совещаний компании лишаются не только своих средств, но также мотивации коллектива. Для подтверждения этого утверждения нужно время опоздания умножить на число участников совещания и на стоимость их минуты работы.
Новое правило. На совещание рекомендуется прийти минимум за 2 минуты перед его началом – для удобного расположения, настраиваясь на предстоящую работу.
Эффективные совещания – к ним нужно готовиться
Делается то, о чем организатор просит заранее. Если же не просит об этом, то и подготовка к совещанию не требуется.
Что необходимо осознать. Из-за неподготовленности участников совещания на мероприятие требуется гораздо больше времени, при этом его эффективность только снижается.
Новое правило. Требуется ответственная подготовка к будущему совещанию. Для этого отправьте за сутки до совещания повестку его участникам, прикрепив материалы для ознакомления, перечень рассматриваемых вопросов, которые они должны заранее продумать.
Для обсуждения результатов работы – следует разослать участникам совещания отчет по её итогам заранее. Чтобы не тратить время на оглашение и изучение отчета непосредственно на совещании.
Подготовка и проведение совещания – что значит договориться о каких-то решениях?
Что-то записать в блокноте, помолчать, покивать и просто разойтись. Опыт подтверждает – треть участников к следующему совещанию просто забывают о своих поручениях, треть помнит, но не выполняет, оставшаяся треть выполняет не совсем те поручения, которые были озвучены.
Что необходимо осознать. В таком случае основная часть решений будет не выполняться либо выполнится с нарушениями.
Новое правило. Необходимо вести протокол, который обязательно подписывается всеми участниками по завершении совещания. Далее отправляется составленный список решений по e-mail. Протокол и рассылка могут производиться непосредственно участниками совещания по определенному графику.
Функцим секретаря.
Участия в совещании секретарь, как правило, не принимает, основные функции – принести напитки.
Что необходимо осознать. Для организации и проведения совещаний требуются многие организационные функции. Можно значительно сэкономить время, если их делегировать секретарю.
Новое правило. Секретарь проводит организаторскую работу:
1. Занимается подбором материалов для предварительного ознакомления, составлением перечня вопросов для обсуждения на совещании – их высылает каждому участнику встречи, прикрепив также информацию о составе и повестке совещания.
2. Следит на проводимом совещании за регламентом, говоря об истечении времени на определенный вопрос.
3. Ведение протокола совещания, в котором фиксируются достигнутые договоренности по каждому обсуждаемому пункту.
Соблюдение регламента совещания
Обсуждение всех проблем, не устанавливая лимит времени для их рассмотрения – продолжаться деловое совещание будет, пока еще есть темы для разговора.
Что необходимо осознать. В случае отсутствия ограничения по времени на обсуждение каждого вопроса, продолжительность совещания увеличивается в 2-3 раза. В результате могут быть сорваны переговоры или другие задачи, которые запланированы после совещания.
Новое правило. Устанавливается определенный лимит времени по каждому вопросу. Хотя порой неизбежны ситуации, когда времени банально не хватает. Поэтому нужно предварительно сообщить участникам о приоритетах – важнее обсудить все проблемы либо вовремя закончить совещание. (По материалам «генерального диретора»).
