5 способов свести к нулю эффективное совещание

обучение, курсы, образование, тренинг, совещание, бесплатно, регистарцияКак часто вы проводили совещания, которые не давали никакого результата? Его участники, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, перекрикивали друг друга в попытке найти правильное решение, а результат был нулевой. Зато потеряно минимум два-три часа драгоценного времени. Итак, вашему вниманию способы сорвать невыносимое совещание.

Способ №1. Постоянно что-то терять или выяснять

Совершенно неважно, что выяснять или терять. Участники могут задавать следующие вопросы.

    «Куда вы положили план совещания?!»
    «Кто должен был рассказать об итогах работы за первое полугодие?»
    «Кто ответственный за выполнение задания?»
    «Зачем вы поднимаете этот вопрос, он же никого не интересует?»

Хорошо также долго обсуждать:

    почему задерживаются те, кто задерживается;
    где те, кто должен здесь быть, и кого нет;
    кто должен был их оповестить и почему это не сделано.

С появлением опоздавших игра становится еще увлекательнее. Можно провести действо наподобие очной ставки: начать их расспрашивать, от кого и когда они узнали, где им следует сейчас находиться.

Главное — создать видимость деятельности и неограниченно суетиться. Вопросы для обсуждения должны быть, во-первых, посредственными, во-вторых, пустыми, в-третьих, никому не интересными. Они не нарушат общего ощущения правильности и привычности происходящего, но обязательно приведут к тому, чтобы всех присутствующих потихоньку охватила сонливость и они отстранились от происходящего. Сидя по-прежнему с открытыми глазами, ваши работники изредка будут кивать в такт речи выступающего, изо всех сил удерживая серьезное выражение лица.

Способ №2. Увеличить темп совещания и включить побольше вопросов в его программу.

Пример, близкий к идеалу — лекция в институте. Длится недолго, зато какой объем информации. Самое замечательное — то, что никто не спрашивает, а значит, можно:

    впасть в умиротворенное состояние;
    расслабиться;
    созерцать лектора и воспринимать его слова, как шум воды.

Все это начинается быстро и действует мощно. На совещании, где вы главный выступающий, добиться такого состояния ваших работников очень просто. Вам необходимо:

    все время говорить самому;
    рассказывать о том, что все и так прекрасно знают;
    чуть-чуть для разнообразия разбавлять «старую песню» новыми словами;
    обязательно самому подводить все итоги и делать все выводы;
    если и задавать кому-то вопросы, то только тем, кто точно на них ответит;
    не беспокоить посредственных работников — пусть сидят в углу и созерцают вас.

Результат поразительный. И вы довольны (ведь все прошло очень гладко, не подкопаешься), и сотрудники счастливы (их никто не трогал, не ругал).

Способ №3. Замедлить темп совещания

Тоже очень действенный прием. Для этого можно:

    постоянно переспрашивать выступающих;
    уточнять, что имеется в виду, и просить конкретизировать;
    с грустью в голосе говорить о том, что все услышанное очень печалит;
    задавать риторические вопросы;
    просить оратора повторить отдельные пункты его выступления.

Хорошо также спросить всех присутствующих поочередно, что они думают по какому-либо вопросу — такому, чтобы они о нем не только не собирались думать, но и в принципе не могли задуматься. Например: «Что у нас происходит и каковы тенденции?». Всякую попытку выяснить, что вы имели в виду, задавая вопрос, следует немедленно блокировать.

В результате даже бодрствующий ответственный работник превратится в спящего с открытыми глазами зомби.

 Способ №4. Переусердствовать с серьезностью постановки вопроса.

Как будто, если не поставить вопрос на повестку дня и не обсудить его, все погибнет. Дело в том, что сама заявка на серьезность — темы ли, задачи, людей ли, приобщающихся к таинству, — чаще всего и исчерпывает смысл совещания. То, что обсуждается с невероятной серьезностью, забывается, как только участники совещания расходятся, так как их потребность в серьезности и значительности уже удовлетворена. Все остальное тает в воздухе как по волшебству: о чем говорили (хотя это и записано), зачем собирались, что узнали нового — эти вопросы лучше потом не задавать, так как в них таится явная опасность.

 Очень эффективен, кстати, звонок от важного лица, поступивший в разгар совещания, и долгий разговор по телефону. Участники, естественно, будут почтительно хранить молчание, а когда вы положите трубку, напрочь забудут, о чем шла речь до этого. Если какой-то смысл и был, он непременно забудется за время неизбежной вынужденной паузы.

Способ №5. Привлечь помощников.

Если вы сами не готовы сделать совещание бессмысленным, в помощь можно взять способных на это работников.  Хулиган. Говорит громко и за всех членов команды, видимо, решив, что сами они не в состоянии выразить свою точку зрения. От него часто можно услышать «это глупая идея», хотя идея на самом деле не такая уж и глупая. Вы, как руководитель, ни в коем случае не должны четко придерживаться регламента или направлять обсуждение в запланированное русло.

Враг логики. Либо он не понимает, либо его не волнует, что есть регламент и у обсуждения должна быть определенная логика; он должен быть услышан. Вам не следует прерывать его.

Непрактичный мечтатель. Этот несостоявшийся философ имеет неприятную привычку переходить от конкретики в область «если бы», каждый раз предлагая идеи, которые сначала вдохновляют, но надоедают, когда вы слышите их уже на третьем совещании подряд. Прислушайтесь к нему и не переходите к теме обсуждения.

 Постоянный собеседник. Этот человек считает — если он задает вопросы обо всем, что говорит выступающий, то будет выглядеть умным и внимательным. На самом деле такое поведение страшно отвлекает участников совещания. Чаще всего его вопросы вовсе не актуальны, а просто вызваны желанием поговорить. Итак, чтобы сделать совещание максимально бессмысленным, не вздумайте останавливать того, кто активизировался с вопросами, произошло ли это в самом начале или в течение встречи. Будет большой ошибкой отдельно пояснить, что на вопросы отводится, к примеру, 10 минут в конце каждого пункта.

Болтун и пустослов. Он иногда высказывает действительно хорошие мысли, но не может быстро остановиться. Если вы хотите, чтобы 20-минутная встреча продлилась час, не прерывайте его, не пытайтесь заставить яснее сформулировать свои мысли с помощью таких вопросов, как «Владимир, ты за обсуждаемую идею или против?». Главное в такой ситуации — не останавливать его «поток сознания».

Как оценить отсутствие эффективности совещания.

Напоследок давайте посмотрим, как можно оценить бессмысленность совещания. Для этого возьмем модель расчета окупаемости инвестиций (ROI) и немного «перефразируем» ее. Получится следующая формула.

 Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания × × количество участников × средняя зарплата участников)

Очевидно, что, увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также исключая из него высокооплачиваемых сотрудников (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него.

Соответственно, чтобы совещание стало максимально бесполезным, вам надо:

    снизить ценность принятых решений (числитель);
    увеличить время совещания и количество участников;
    включить в число участников высокооплачиваемых работников (знаменатель).

Сделав это, вы сможете стать виртуозом в проведении бесполезных и бессмысленных совещаний.

Источник: журнал «Генеральный директор».

Share

Метки: Метки